郵件歸檔的核心功能

一套成熟的郵件歸檔系統(tǒng)(無(wú)論是企業(yè)級(jí)工具還是個(gè)人工具)，通常具備以下核心功能：

全自動(dòng)采集：無(wú)需人工干預(yù)，通過(guò) SMTP/IMAP 協(xié)議、API 接口(如對(duì)接企業(yè)微信郵箱、騰訊企業(yè)郵、Outlook 365 等)，實(shí)時(shí)或定時(shí)抓取所有收發(fā)郵件(包括正文、附件、收發(fā)時(shí)間、郵件頭信息等)。

不可篡改存儲(chǔ)：采用 “寫(xiě)后只讀”(WORM，Write-Once-Read-Many)技術(shù)或區(qū)塊鏈存證(部分高級(jí)系統(tǒng))，確保歸檔后的郵件無(wú)法被修改或刪除，滿足法律對(duì) “原始證據(jù)” 的要求。

多維度索引與檢索：支持以下檢索維度，實(shí)現(xiàn)高效定位：

基礎(chǔ)維度：發(fā)件人、收件人、抄送 / 密送、主題、發(fā)送時(shí)間;

內(nèi)容維度：正文字符串、附件文件名 / 內(nèi)容(如 PDF、Word 中的文字);

高級(jí)維度：郵件大小、郵件類型(普通郵件 / 帶附件郵件)、郵件狀態(tài)(已讀 / 未讀)。

權(quán)限管理：按角色分配訪問(wèn)權(quán)限(如管理員可查看所有歸檔郵件，普通員工僅可查看自己的歸檔郵件，審計(jì)人員僅可查看指定范圍郵件)，防止越權(quán)訪問(wèn)。

長(zhǎng)期存儲(chǔ)與生命周期管理：支持按合規(guī)要求設(shè)置存儲(chǔ)周期(如金融行業(yè)需保存 5-10 年)，到期后自動(dòng)觸發(fā) “歸檔清理” 或 “永久歸檔” 流程，避免無(wú)效數(shù)據(jù)占用存儲(chǔ)資源。

導(dǎo)出與舉證：支持將歸檔郵件按標(biāo)準(zhǔn)格式(如 EML、PDF)導(dǎo)出，并生成包含 “歸檔時(shí)間、完整性校驗(yàn)碼” 的舉證報(bào)告，確保導(dǎo)出文件可作為法律證據(jù)。

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